Autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

Autenticare le sottoscrizioni

L'autenticazione [della sottoscrizione] consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive. (Codice Civile, art. 2703)

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata solo quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:

  • a soggetti privati​​​​​ (banche, assicurazioni, ecc.)
  • a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (per esempio la delega alla riscossione della pensione)

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 prevede che infatti le norme del testo Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si possano applicare anche ai privati che vi consentono.

L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:

  • notaio
  • cancelliere
  • segretario comunale
  • dipendente addetto a ricevere la documentazione
  • altro dipendente incaricato dal Sindaco

L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:

  • modalità di identificazione
  • data e il luogo di autenticazione
  • nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
  • firma del pubblico ufficiale
  • timbro dell’ufficio

Approfondimenti

Firme elettroniche e digitali

L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate infatti iDecreto Legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25 prevede che:

L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

La firma digitale, invece non richiede di essere autenticata, dal momento che iDecreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter prevede che:

L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

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